Anfragen per E-Mail kosten im Arbeitsalltag viel Zeit, zumal sich viele davon ähneln. Mit einer Automatisierung auf Basis von n8n und einem lokalen Sprachmodell lassen sich solche Anfragen vorbereiten: Das System liest neue Nachrichten, formuliert eine passende Antwort nach Ihren Vorgaben und legt sie als Entwurf im Postfach ab. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist das ein Einstieg in den Einsatz von KI, der die bestehende Arbeitsweise kaum verändert.
Dabei bleibt die Kontrolle beim Menschen. Jeder Entwurf wird vor dem Versand geprüft und bei Bedarf angepasst; automatisch verschickt wird nichts. Weil n8n und das Sprachmodell auf dem eigenen Rechner oder Server laufen, verlassen die Inhalte der Anfragen das Haus nicht in Richtung eines KI-Anbieters.
Der erste Teil des Leitfadens richtet sich an alle, die Anfragen beantworten. Er erklärt ohne Technik, was das System tut und was nicht, wie der tägliche Arbeitsablauf aussieht und wie sich die Antworttexte selbst anpassen lassen.
Im zweiten Teil wird die einmalige Einrichtung Schritt für Schritt beschrieben: von der Installation von Ollama und n8n über den Zugang zum Postfach bis zu den Einstellungen der einzelnen Bausteine, dem Testlauf und dem Dauerbetrieb. Als Beispiel dient ein Gmail-Postfach; der Leitfaden zeigt auch, wie sich andere Mail-Dienste wie Microsoft 365 oder Postfächer über IMAP anbinden lassen. Eine Übersicht zur Fehlerbehebung und zu regelmäßigen Aufgaben rundet den Leitfaden ab.