KI-gestützte Prozessoptimierung
Projektstatus
Planung
Durchführung
Dokumentation
Hintergrund
Die EQUINEX GmbH mit Sitz in Grünwald ist ein spezialisierter Dienstleister für komplexe Baulogistik, Baustelleneinrichtungen und Baumaschinenvermietung in Deutschland und Europa. Im operativen Tagesgeschäft agiert das Unternehmen als zentrale Schnittstelle zwischen gewerblichen Auftraggebern – insbesondere aus dem Solarpark-, Infrastruktur- und Gewerbebau – sowie einem breiten Netzwerk regionaler und überregionaler Vermietpartner und Subunternehmer (unter anderem für Bagger, Teleskoplader, Rüttelplatten, Container, Stromerzeuger oder mobile Sanitärsysteme).
Mit dem kontinuierlichen Wachstum der Bauvorhaben und der hohen Frequenz laufender Mietvorgänge ist auch der Umfang der kaufmännischen Begleitprozesse deutlich gestiegen. Jede Maschinenmiete, jeder An- und Abtransport sowie jede Standzeitveränderung erzeugt Angebote, Auftragsbestätigungen und Eingangsrechnungen, die zeitnah geprüft und verbucht werden müssen. Gleichzeitig muss eine hohe Prüfqualität sichergestellt werden, um Fehlbuchungen zu vermeiden und Zahlungsfristen zuverlässig einzuhalten.
Das Praxisprojekt mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Spreeland hatte daher das Ziel, ein tragfähiges Konzept sowie einen lauffähigen Demonstrator für eine KI-gestützte Prozessoptimierung an der Schnittstelle zwischen Einkauf, Baulogistik und Buchhaltung zu entwickeln. Im Mittelpunkt stand dabei die Teilautomatisierung der Eingangsrechnungsprüfung und Belegverarbeitung durch spezialisierte KI-Agenten – eine praxisnahe Lösung, die bestehende Arbeitsabläufe entlastet, Medienbrüche abbaut und sich nahtlos in die vorhandene Systemlandschaft des Unternehmens einfügt.
Herausforderung
Eine zentrale Herausforderung im operativen Alltag der EQUINEX GmbH lag in der manuellen Prüfung, Kontierung und Archivierung eingehender Lieferantenrechnungen. Bisher erstreckte sich dieser Prozess über vier getrennte Systeme: Microsoft Outlook (mit den getrennten Postfächern rechnung@equinex.de und einkauf@equinex.de), die zentrale operative Auftragsliste in Excel, Microsoft SharePoint Online sowie die Cloud-Buchhaltungslösung Lexware Office.
Für jede eingehende PDF-Rechnung mussten Mitarbeitende zunächst die interne Angebots- und Auftragsbestätigungsnummer (AG-/AB-Nummer) identifizieren, manuell in das Einkaufspostfach wechseln, dort den zugehörigen E-Mail-Verlauf samt Lieferantenangebot heraussuchen und sämtliche Rechnungspositionen visuell abgleichen. Besondere Komplexität entsteht dabei durch branchenspezifische Abrechnungskonditionen in der Baumaschinenvermietung – etwa vereinbarte 50-%-Stillstandsrabatte an Wochenenden, Haftungsbeschränkungen mit unterschiedlichen Selbstbehalten, pauschale Transportkosten oder separate Schadens- und Reparaturabrechnungen.
Wichen abgerechnete Positionen von den vereinbarten Konditionen ab (sogenannter „Unhappy Path“), entstand ein hoher Abstimmungsaufwand: Die Rechnung musste über lokale Outlook-Farbkategorien (falsche RE, warten auf Gutschrift) für die Buchhaltung gesperrt werden, während der Einkauf jede Preisdifferenz manuell ausformulieren und beim Lieferanten reklamieren musste. Erst nach Eingang und erneuter Prüfung der Gutschrift durften Ursprungsrechnung und Gutschrift gemeinsam in der SharePoint-Ordnerstruktur abgelegt und mit standardisierten Buchungstexten sowie differenzierten Buchungskonten in Lexware Office erfasst werden. Diese Medienbrüche banden wertvolle personelle Kapazitäten und führten bei hohem Belegaufkommen zu Verzögerungen in der Rechnungsfreigabe.
Lösung
Um diese Medienbrüche aufzulösen, entwickelte das Mittelstand-Digital Zentrum Spreeland auf Basis des Google Antigravity Agent Development Kit (ADK) eine KI-gestützte Workflow-Architektur (3-Wege-Rechnungsprüfung) nach dem Human-in-the-Loop-Prinzip sowie einen interaktiven Web-Demonstrator (EQUINEX Workflow Engine) mit direkter API-Anbindung an Lexware Office Cloud.
Der entwickelte Workflow für die EQUINEX GmbH umfasst vier Kernbausteine:
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Automatisierte Belegerfassung (Ingestion & Parsing): Eingehende PDF-Lieferantenrechnungen werden automatisiert ausgelesen. Dabei extrahiert das System Lieferantendaten, Rechnungsnummer, Zahlungsziel (ZZ 14 / ZZ 30), das zugehörige Bauvorhaben (BV), die AG-/AB-Nummer sowie sämtliche Einzelpositionen (Mietdauer, Tagessätze, Stillstandstage, Versicherung und Transport).
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Automatisiertes 3-Wege-Matching (Matcher & Auditor): Die extrahierten Rechnungsdaten werden automatisiert gegen die zentrale Auftragsliste sowie die im Einkauf hinterlegten Auftragsbestätigungen geprüft. Dadurch werden Abweichungen – wie etwa ein nicht gewährter 50-%-Stillstandsrabatt am Wochenende – sofort auf Positionsebene erkannt.
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Regelbasierte Vorkontierung & Lexware-Office-Integration: Abhängig vom Vorgangstyp ermittelt die Lösung automatisch den Zielpfad für Microsoft SharePoint (Lieferantenrechnung / Kundenname / AB-Nummer) und bereitet die Verbuchung über die öffentliche REST-API von Lexware Office Cloud (POST /v1/files und POST /v1/vouchers) vor:
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Reguläre Mietrechnungen: Belegart Ausgabe, Buchungskonto Subunternehmer, automatischer Buchungstext Supplier RE für die Miete v. [Kunde] ([AG/AB-Nummer]).
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Schadens- und Reparaturrechnungen: Belegart Ausgabe, Buchungskonto Fremdleistung, automatischer Buchungstext Schaden für die Miete v. [Kunde] ([AG/AB-Nummer]).
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Gutschriften und Stornos: Belegart Ausgabenminderung, Buchungskonto Subunternehmer, automatischer Buchungstext Gutschrift für die Miete v. [Kunde] ([AG/AB-Nummer]).
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Intelligente Fehlerbehandlung („Korbi-Copilot“): Im Regelfall (Happy Path) wird der geprüfte Beleg mit einem Klick an Lexware Office übertragen. Bei Preisabweichungen (Unhappy Path) sperrt das System den Beleg technisch gegen eine versehentliche Verbuchung, vergibt die entsprechenden Status-Tags (ZZ +10, falsche RE, warten auf Gutschrift) und generiert über den integrierten „Korbi-Copilot“ automatisch ein fertig ausformuliertes Reklamationsschreiben für den Einkauf inklusive Soll-/Ist-Gegenüberstellung. Nach Eingang der Gutschrift prüft der Workflow den Differenzbetrag und gibt Rechnung und Gutschrift zur gemeinsamen Verbuchung frei.
Umsetzung
Die Umsetzung erfolgte prozessorientiert und in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung sowie dem Einkauf der EQUINEX GmbH. Im ersten Schritt wurden in gemeinsamen Arbeitssitzungen die bestehenden Abläufe der Rechnungsprüfung detailliert aufgenommen, Schwachstellen und Medienbrüche systematisch dokumentiert und sowohl der Standardprozess (Happy Path) als auch der dreiphasige Reklamationsprozess (Unhappy Path) in vollständigen Prozesslandkarten modelliert.
Anschließend wurden die fachlichen Regeln der Buchhaltung und des Einkaufs in eine modulare Software- und Workflow-Architektur übersetzt und als lauffähiger Web-Demonstrator realisiert. Besonderer Wert wurde darauf gelegt, dass die Lösung keine unkontrollierte Vollautomatisierung erzwingt, sondern als verlässliches Assistenzsystem (Human-in-the-Loop) fungiert: Mitarbeitende behalten jederzeit den Überblick über das 3-Wege-Prüfprotokoll, während fehleranfällige Routineaufgaben – wie das Suchen von Auftragsnummern, das Abtippen standardisierter Buchungstexte, die Kontenzuordnung oder das Verfassen von Reklamations-E-Mails – automatisiert vorbereitet werden.
Um dem Unternehmen einen nahtlosen Übergang vom Prototyp in den produktiven Dauerbetrieb zu ermöglichen, wurde ergänzend eine dreistufige Umsetzungs-Roadmap (Fast-Track-Plan) ausgearbeitet. Diese gliedert die produktive Einführung in überschaubare Etappen: von der direkten Nutzung der Lexware-Office-API über die Einbindung multimodaler Sprachmodelle zur PDF-Extraktion mit Toleranzgrenzen bis hin zur vollständigen Microsoft-365-Anbindung (Outlook Shared Mailboxes und SharePoint Online über die Microsoft Graph API).
Als Projektergebnis stehen der EQUINEX GmbH ein vollständig ausgearbeitetes Prozess- und Architekturkonzept sowie ein direkt einsetzbarer Demonstrator zur Verfügung, der den Mehrwert KI-gestützter Workflows im kaufmännischen Bereich unmittelbar erlebbar macht. Das Praxisprojekt ist damit erfolgreich abgeschlossen; das Mittelstand-Digital Zentrum Spreeland begleitet und berät die EQUINEX GmbH im Anschluss weiter bei der schrittweisen technischen Implementierung des entwickelten Workflows in die produktive Systemlandschaft.