Open Source ERP für mehr digitale Souveränität
Projektstatus
Planung
Durchführung
Dokumentation
Hintergrund
Die UP Umweltanalytische Produkte GmbH ist seit über 30 Jahren im Bereich der Umweltmesstechnik etabliert. Am Hauptsitz in Ibbenbüren sowie an der Niederlassung in Cottbus entwickelt, fertigt und vertreibt das Unternehmen Messsysteme und Sensorlösungen für Anwendungen in der Bodenphysik, Hydrologie, Pflanzenphysiologie und Meteorologie. Neben der technischen Entwicklung bietet UP ihren Kunden ein umfassendes Dienstleistungsangebot, das von der Installation und Inbetriebnahme über Schulungen bis hin zu Wartung, Datenhosting und Auswertung reicht.
Herausforderung
Am Standort Cottbus der UP Umweltanalytische Produkte GmbH steht das Unternehmen vor der Aufgabe, seine digitale Systemlandschaft zukunftsfähig weiterzuentwickeln. Im Mittelpunkt steht dabei der Anspruch, die digitale Souveränität des Unternehmens zu stärken und die Zusammenarbeit bestehender Softwarelösungen systematisch zu verbessern.
Vor dem Hintergrund einer zunehmenden Monopolisierung von Software und Software-Services wächst der Bedarf nach unabhängigen, transparenten und langfristig kontrollierbaren IT-Strukturen. Gleichzeitig sollen digitale Prozesse effizienter zusammengeführt werden, ohne gewachsene Arbeitsweisen grundlegend zu verändern. Die Herausforderung besteht darin, mit der Einführung eines Open Source Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP) eine zentrale Plattform zu schaffen, die die digitale Datensouveränität stärkt, bestehende Anwendungen sinnvoll integriert und die Basis für eine schrittweise Umstellung auf eine Linux-basierte, offene Systemarchitektur bildet.
Lösung
Im Rahmen des Projekts wird zunächst eine Marktanalyse zu Open-Source-ERP-Systemen durchgeführt, um eine Lösung zu identifizieren, die die Anforderungen der UP Umweltanalytische Produkte GmbH am Standort Cottbus erfüllt.
Auf Basis der Analyse wird anschließend ein realitätsnaher Prototyp des ausgewählten Systems getestet. Ziel dieses Tests ist es, Informationen über den Aufwand, die Anforderungen und mögliche Herausforderungen bei der Implementierung, Nutzung und Wartung des Systems zu gewinnen. Gleichzeitig wird untersucht, welche Module des ERP-Systems direkt als fertige Lösungen eingesetzt werden können, in welchen Bereichen zusätzlicher Entwicklungsaufwand erforderlich ist und welche Anpassungen für eine spätere Nutzung notwendig sind.
Die laufende Evaluierung des Prototyps soll das Unternehmen dabei unterstützen, seine IT- und Prozesslandschaft Schritt für Schritt weiterzuentwickeln und die nächsten Schritte fundiert zu planen.
Umsetzung
Im ersten Schritt wurde eine strukturierte Marktanalyse zu geeigneten Open Source ERP-Systemen durchgeführt. Ziel war die Identifizierung einer Lösung, die die Anforderungen der UP Umweltanalytische Produkte GmbH am Standort Cottbus erfüllt und zentrale Unternehmensprozesse integriert abbilden kann. Im Fokus standen insbesondere Projekt- und Serviceprozesse, Integrationsmöglichkeiten zu bestehenden Anwendungen, standardisierte Schnittstellen, Linux-Kompatibilität sowie ein On-Premise-Betrieb zur Sicherung der digitalen Souveränität.
Auf Basis definierter Kriterien wurde das Open-Source-ERP-System ERPNext von Frappe Technologies ausgewählt. Entscheidende Faktoren waren die vollständige Open-Source-Ausrichtung ohne Lizenzkosten, die native Linux-Unterstützung, die modulare Architektur sowie die vorhandenen Integrationsmöglichkeiten. Darüber hinaus umfasst das System bereits umfangreiche Funktionen für Projekte, Service, Zeiterfassung, CRM und kaufmännische Prozesse.
Im zweiten Schritt wurde ein realitätsnaher Prototyp in einer Linux-basierten Testumgebung aufgebaut und systematisch geprüft. Im Rahmen der Untersuchung wurden typische Geschäftsprozesse veranschaulicht, um Erkenntnisse über den Implementierungsaufwand, organisatorische Anforderungen sowie technische Herausforderungen zu gewinnen.
Der Test diente dazu, die direkt als Standardlösungen nutzbaren Funktionen zu ermitteln, die Anpassungen erforderlichen Bereiche zu identifizieren und den zusätzlichen Entwicklungsbedarf zu bestimmen. Auf dieser Grundlage wurde eine fundierte Entscheidungsbasis geschaffen, die das Unternehmen bei der Einführung eines neuen Open-Source-ERP-Systems unterstützt und zugleich die weitere Ausrichtung der IT- und Prozesslandschaft im Sinne der digitalen Souveränität stärkt.